Schlüsselübergaben verwalten

Es ist wichtig, den Überblick darüber zu behal­ten, wer momen­tan im Besitz welcher Schlüssel ist. Im besten Fall, um einfach irgend­wann alle Schlüssel zurück­nehmen zu können.

Und in besondere Fällen, z.B. bei Schlüssel­verlust oder Dieb­stahl, um die rich­ti­gen Maß­nahmen zum Schutz vor unberech­tigtem Betreten von Gebäuden oder Räumen tref­fen zu kön­nen, z.B. den Aus­tausch eines Schlosses.

Bei größeren Schließanlagen kommt ein weiterer Aspekt hinzu: Welcher Gruppen­schlüssel ist für welche Türen? Die genauen Schließ­funktio­nen müsste man stets in einem Schließplan nach­schauen, damit man nicht Schlüssel heraus­gibt, die auch Türen öff­nen kön­nen, zu denen die Person eigent­lich keinen Zutritt haben soll.

Die meisten Firmen haben deshalb Excel®-Tabellen ange­legt, als digitale Form eines Schlüssel­buchs, in das alle Übergaben einge­tragen wer­den sollen. Doch je größer die Anzahl an Schlüsseln und Personen wird, umso unüber­sicht­licher und schwie­ri­ger wird es mit sol­chen Tabellen.

Viele Personen bekommen mehrere Schlüssel, ggf. an verschie­denen Tagen, und geben einzelne Schlüs­sel zurück. Es ist fast unmög­lich dies ausführ­lich und genau in Tabellen einzu­tragen, ohne dass es unüber­sicht­lich wird.

Schlüsselrückgaben werden in einfache Excel®-Tabellen meis­tens gar nicht oder ohne Datum einge­tragen. Das führt dazu, dass die Tabelle bei be­son­de­ren Vorkomm­nissen nicht ausrei­chend aussage­kräftig ist.

Zutrittsbefugnisse sowie Schlüssel­verluste sind sicher­heits­rele­vante Aspekte, denen oft­mals solange wenig Beachtung ge­schenkt wird, bis es zu einem Schadens­fall kommt. Im schlimm­sten Fall muss eine ganze Schließ­anlage ausge­tauscht wer­den. Und dann kommen Haftungs­fragen ins Spiel.

Versicherungen kommen für Schließanlagen nur auf, wenn alle Schlüssel­übergaben und -rücknahmen sowie die Bestände lücken­los dokumen­tiert wur­den. Ein weite­res Problem ist, dass Versicher­ungen nur den Zeit­wert einer Anlage er­setzen, d.h. davon kann keine neue Schließ­anlage ge­kauft werden.

Das sorgfältige Dokumentieren hilft nicht nur im Versiche­rungs­fall, sondern auch um sich selbst helfen zu kön­nen. Bei aus­rei­chend Überblick kann man ab­schätzen, ob der Tausch eines Schließ­zylinders das Problem lösen könnte.